690 494 694
info@tentrum.pl

Jak zorganizować imprezę firmową – 10 praktycznych porad

Prowadzenie firmy to nie tylko sprzedaż i tabelki zysków - to przede wszystkim zespół ludzi, którzy wspólnie z Tobą każdego dnia walczą o to, aby wyniki były jak najlepsze. Obecnie coraz częściej pracownikom oferowane są różnego rodzaju benefity - od kart Multi Sport, poprzez owocowe czwartki na wyjściach integracyjnych kończąc. Te ostatnie są zdecydowanie najbardziej korzystne - nawiązywanie pomiędzy personelem odpowiednich relacji to podstawa dobrej kooperacji wewnątrz firmy. Dodatkowo zżyty zespół znacznie rzadziej ulega zmianom personalnym, ponieważ więzi osobiste niekiedy są silniejsze niż sam stosunek pracy.

Jest mnóstwo miejsc, które podczas wyjścia integracyjnego możemy odwiedzić - może to być obiad w lokalnej restauracji, drużynowy paintball (wtedy okazuje się nagle, że drużyna księgowych ma najsłabszą kondycję ze wszystkich :) ) czy wspólny mecz piłki nożnej na zadaszonej hali. Statystyki wskazują jednak jasno, że najbardziej uniwersalną i pożądaną formą integracji wśród pracowników są luźne imprezy firmowe na świeżym powietrzu. Zależnie od naszych oczekiwań i celu, jaki spełnić ma integracja, możemy wybrać spośród wielu typów eventów - nie będziemy się tutaj na ich temat rozpisywać, odsyłamy Cię tutaj jeśli chcesz dowiedzieć się więcej. W tym artykule chcielibyśmy pomóc Ci w procesie organizacji imprezy firmowej, dlatego przygotowaliśmy dla Ciebie 10 praktycznych porad, które pomogą Ci odpowiedzieć na ważne pytania dotyczące eventu i dzięki którym bez większego problemu oszacujesz jaki typ imprezy będzie dla Twoich pracowników najlepszy.

1. Określ cele imprezy firmowej.

Impreza firmowa, jak wspominaliśmy już tutaj, może spełniać najróżniejsze cele. Integracja pracowników, prezentacja nowych produktów, podsumowanie roku wraz z galą rozdania nagród dla personelu, która miał znaczny wkład w sukces firmy - powodów może być multum, warto zatem rozpisać je sobie i na ich podstawie określić jak mógłby wyglądać przebieg imprezy, co będzie nam niezbędne (np. scena podczas gali, grill na integrację) i skupić się na tym celu przez cały okres organizacji eventu.

2. Oszacuj budżet.

Budżet odgrywa bardzo istotną rolę w organizacji imprez firmowych, dlatego powinniśmy przywiązać szczególną uwagę estymując koszta. O ile przygotowanie eventu pod namiotem może być relatywnie tanie, o tyle już wynajęcie sali bankietowej i pokaz fajerwerków po poczęstunku przygotowanym przez najlepszą restaurację w mieście na pewno wygenerują pokaźny rachunek. Warto zadbać o to, żeby jak najwięcej wydatków móc zanotować jako koszty i nie przekroczyć przy okazji miesięcznego zysku - w ten sposób organizacja imprezy firmowej będzie dobrą metodą do obniżenia naszych zobowiazań podatkowych a co za tym idzie - oszczędzimy znacznie więcej.

Weż pod uwagę wszelkie aspekty kierując się celami z punktu 1. Parkiet, grill, namiot, fajerwerki - każda z tych rzeczy to dodatkowe obciążenie budżetu, jeżeli musisz oszczędzić to skup się tylko na tym, co niezbędne.

3. Realistycznie oceń możliwości.

Organizacja imprezy firmowej jest świetnym sposobem na motywację i utrzymanie pracowników, jednakże może też być gwoździem do trumny, jeżeli w ferworze przygotowań źle ocenimy nasze możliwości finansowe. Warto realistycznie ocenić możliwości finansowe firmy i w oparciu o wcześniej ustalony budżet zaprosić taką ilość gości, jakiej jesteśmy w stanie zapewnić komfortowe warunki do integracji. Zawsze miej na uwadze, że koszty zwiększą się ogromnie jeżeli imprezę zorganizujemy dla 100 zamiast 20 osób. Być może lepszym rozwiązaniem będzie zaproszenie tylko konkretnych działów? Pamiętaj jednak, aby nikt nie poczuł się niedoceniony przez brak zaproszenia, podczas kiedy jego współpracownicy takie dostali - motywacja takiego pracownika z pewnością spadnie niemalże do poziomu zerowego.

4. Dobierz odpowiedni motyw i klimat.

Zupełnie inny wystrój, dresscode i nastrój imprezy powineneś stworzyć dla gali nagród, a inny dla integracji przy grillu i napojach wyskokowych. Zastanów się, czy stroje wieczorowe są faktycznie konieczne - zdecydowana większość gości będzie wolała ubrać się luźniej niż na codzień, w końcu impreza firmowa to idealna okazja aby wyluzować się w gronie współpracowników. Mowy pełne patosu i oficjalna gala podsumowująca rok to z kolei wydarzenie, które bez sztywnego dresscode może zostać odebrane niezbyt poważnie. Dokładnie przeanalizuj ustalony cel i dostosuj do niego charakter eventu.

5. Zaplanuj przebieg imprezy.

Eventy wymagają starannego planowania. Odpowiednia organizacja nie tylko gwarantuje powodzenie wydarzenia, ale również pozwala zaoszczędzić pieniądze. Wczesna rezerwacja przestrzeni, namiotu czy wyposażenia często wiąże się z preferencyjnymi warunkami najmu, dlatego warto o to zadbać z wyprzedzeniem. Planując weź pod uwagę wszelkie kwestie związane z eventem. Pomyśl, w jaki sposób zaprosisz gości? W jaki sposób rozpoczniesz wydarzenie? Czy wygłosisz mowę na początku? Czy przestrzeń pod namiot jest wystarczająca? Czy zapewniłeś gościom wszelkie udogodnienia jak toalety, miejsca siedzące, wyżywienie i napoje? Jakie atrakcje możesz zaoferować pracownikom? Od każdego z tych szczegółów zależeć będzie ostateczne wrażenie jakie odniosą zaproszeni.

6. Rozważ udział sponsorów.

Czasami możliwe jest uzyskanie dodatkowych źródeł finansowania dla firmowych przedsięwzięć. Nietóre branże mogą znacznie skorzystać na zaproszeniu sponsorów. Jeżeli jesteście dużą firmą, to jest szansa, że firmy zapewniające jedzenie, akcesoria czy wyposażenie imprezy zgodzą się dostarczyć swoje produkty w zamian za reklamę. Niekiedy drobne, lokalne biznesy mogą bardzo skorzystać wspierając organizację eventów większych przedsiębiorstw, dlatego to wśród nich powinniśmy w pierwszej kolejności poszukiwać źródeł finansowania.

7. Zaproś kooperantów.

Jeżeli charakter naszej imprezy jest oficjalny i ma na celu promocję nowego produktu bądź marki jako takiej, warto przemyśleć zaproszenie naszych dostawców i klientów - z całą pewnością samo zaproszenie będzie miłym gestem i zostanie docenione. Dodatkowo mamy możliwość zacieśnienia relacji z kontrahentami i podzielenia się z nimi informacjami o produkcie, którym mogą być zainteresowani, czy wręczenia branżowych wyróżnień.

8. Zachowaj twarz podczas imprezy.

Większość przedsiębiorców na przestrzeni lat wyrobiła w sobie pokłady odpowiedzialności na tyle duże, aby podczas firmowej imprezy nie skończyć pijanym pod stołem. Warto jednak zwrócić uwagę współpracownikom, szczególnie tym na wyższych szczeblach firmowej hierarchii, że pomimo luźniejszej atmosfery wciąż powinni zachowywać się odpowiednio. Wydawać się to może błache, ale doświadczenie wielu firm jasno wskazuje, że alkohol może być przyczyną wielu nieprzyjemnych sytuacji, których konsekwencje będziemy musieli przeżuwać jeszcze kilka miesięcy po imprezie.

9. Pokaż imprezę światu.

Social media dają obecnie ogromne możliwości w kwestii promocji, dlatego warto je wykorzystać także aby podzielić się ważnymi momentami z życia firmy przed szerszym gronem odbiorców. Jeżeli chcesz wrzucić na Instagram, Facebook czy Twitter piękne zdjęcia z eventu, warto pomyśleć o wynajęciu na czas imprezy profesjonalnego fotografa - jedno zdjęcie w mediach społecznościowych może przez długi czas przynosić nam nowych klientów, zapewnić większą ilość potencjalnych pracowników wśród ludzi, którzy widząc atmosferę panującą w firmie będą chcieli stać się jej częścią, a przede wszystkim będzie świetną, ogólnie dostępną pamiątką dla uczestników - jeżeli zaprosiliśmy na wydarzenie klientów, to być może nawet udostępnią zdjęcie na swoich profilach.

10. Zaangażuj się na 100%.

Zarówno podczas organizacji, jak i w trakcie imprezy daj z siebie 100%. Przygotowania to ciężki czas, kiedy wszystko próbujemy zgrać na tip-top i wiemy, że dziesiątki rozmów w celu dopięcia wszystkiego mogą być wyczerpujące. Najważniejsza praca zaczyna się jednak wraz z początkiem imprezy - musisz za wszelką cenę zadbać, aby wszyscy goście dobrze się bawili, zapewnić im wyżywienie, picie i komfort i poprowadzić wydarzenie zgodnie z planem. Imprezy firmowe to świetna próba dynamicznego zarządzania i organizacji, nawet dla małej firmy. Niekiedy twój nastrój i podejście mogą mieć kluczowe znaczenie i wływ na odczucia gości, dlatego uśmiechaj się nawet mimo drobnych niepowodzeń - to dodatkowa dawka motywacji dla współpracowników.

Podsumowując - organizacja imprezy firmowej to nie lada wyzwanie zarówno dla małej jak i dużej firmy. Przy odpowiednim planowaniu i dopracowaniu detali wydarzenia możemy przygotować np. event pod namiotem, o którym nasi pracownicy będą mówić z nostalgią przez kolejne miesiące. Pamiętaj, że firmę tworzą ludzie, i to jak o nich zadbasz z pewnością zaprocentuje w przyszłości.

Skontaktuj się z nami

Jesteś zainteresowany naszą ofertą?
Skontaktuj się w sprawie wyceny bądź omówienia naszego produktu.